Многие предпринимателя, ведущие малый бизнес, зачастую скептически относятся к «оптимизации бизнес-процессов», считая, что в малом бизнесе все эти «приблуды» не нужны. В тоже время оптимизацию бизнес-процессов можно описать и более понятным языком.

В первую очередь оптимизация нужна, если у Вас:

— многоступенчатый процесс работы (производство продукции из нескольких составляющих со складом и системой получения и обработки заказов);

— Ваша деятельность связана с работой со значительным количеством документов (например, Вы собираете заявки для госзакупок) и необходимость оценки документа (подходит – не подходит);

— Вы планируете расширение (в этом случае, оптимизация выполняет ещё и задачу более быстрого включения новых сотрудников в работу).

Работа с бизнес-процессами строится на нескольких базовых принципах и схемах, которые видоизменяются и комбинируются в зависимости от вида бизнеса и задач оптимизации. Задачи могут быть самые разные: увеличить объем производства, сократить простои оборудования, снизить затраты на производство, оптимизировать размер складских запасов, уменьшить время выполнения работ, снизить количество ошибок при оказании услуги, увеличить удовлетворенность клиентов (только каждая задач должна быть выражена в цифрах, например, +15%, -10%). Причины неудовлетворительной работы могут быть разными, в каждом бизнесе они свои.

При анализе бизнес-процессов необходимо учитывать параметры влияния:

— логические: здесь рассматриваем этапы процесса оказания услуги или выполнения работ, их последовательность, организацию взаимодействия при переходе с этапа на этап между подразделениями и т.д.;

— экономические: тут под пристальное внимание попадают затраты по подразделениям, уровень загрузки-простоя мощностей, гибкость производства и т.д.;

— временные: тут все более-менее очевидно, время прохождения заказа, уменьшение непроизводственного времени (согласование и т.д.), гибкость производственного процесса;

— пространственные: минимизация логистических затрат, группировка рабочих мест и т.д.;

— «человеческие»: потребность в сотрудниках, уровне их квалификации, более эффективное использование человеческих возможностей, реализация потенциала сотрудников и т.д.

Изменять и улучшать бизнес-процессы можно несколькими способами:

— удаление / исключение: уменьшить количество ступеней согласования (утверждения) заказа, ликвидировать помехи, сократить логистику посредством сокращения транспортного пути и т.д.;

— упрощение: не исключить совсем, а упростить, ускорить, связано в большей части с управленческой составляющей;

— стандартизация: методы работы, технологии, программное обеспечение, комплектующие для работ и т.д.;

— изменение: расходные материалы, технологии, рабочие системы, оптимальный объем партии или заказа, порядок выполнения действия и т.д.

Таким образом, любой процесс производства или оказания услуг можно улучшить. Всё описанное выше кажется простым для понимания и внедрения, однако, не стоит забывать, что глаз «замыливается», привычнее делать «по-старинке», «удобнее», «надежнее»; именно поэтому для оптимизации бизнес-процессов приглашают специалистов.