Документы являются отражением хозяйственной жизни юридического лица и всех процессов, происходящих в ходе создания прибавочной стоимости. С формальной точки зрения, документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
В крупных организациях с большим количеством работников правила документооборота обычно закреплены в локальных нормативных актах, прописан весь путь документа (а уж количество согласований……мммм……).
В нашей заметке мы расскажем как можно просто, правильно и эффективно организовать документооборот в небольшой организации. Для этого нужно руководствоваться несколькими принципами:
- определить важность документа:
- очень важный (бухгалтерские и юридические документы);
- важный (документы, касающиеся деятельности организации, кроме бухгалтерских и юридических, например, коммерческое предложение);
- неважный (реклама и т.д.);
- завести журнал регистрации докуметов (важных и очень важных):
- обязательно фиксировать реквизиты входящего документа;
- обязательно фиксировать реквизиты исходящего документа (если отправка по почте, в т.ч. идентификационный номер отправления);
- предусмотреть графы для регистрации движения документа (передано в такой-то отдел и т.д.).
Необходимо также разработать правила для согласования документов и решений, оформленных в виде документов; в первую очередь, это касается организаций, где есть несколько разноплановых специалистов (менеджер по продажам, технарь-строитель, технарь-производственник).
Кроме того, отдельно хранятся корпоративные документы: устав, решение о назначении руководителя, о смене юр.адреса и т.д.
Почему это важно?
Бухгалтерский учет — это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.
Обратите внимание: «сплошного, непрерывного и документального учета». Неудовлетворительное ведение докуметооборота в бухгалтерии приведет к искажению отчетности. Ответственность руководителя за ведение бухгалтерского учета (или главного бухгалтера) предусмотрена КоАП РФ (до 20 000 и дисквалификация на 2 года), а ответственность самой организации – НК РФ (от 10 000 рублей, повторно от 30 000 рублей, если было занижение суммы налогов от 40 000 рублей).
Далее. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю. Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.
Поражение в суде (из-за того, что письмо потеряно) уже не отменить; неисполнение требования Налоговой: блокировка счета; и т.д.
Всех этих последствий можно избежать, наладив документооборот.